Problemer med fletting av dato og tid fra Excel til Word

Jeg skulle lage et brev til 4-500 mottakere der jeg bl.a. skulle flette ulike opplysninger som navn, adresse, dato, tid mm. fra Excel til Word. I utgangspunktet en helt uproblematisk sak som jeg har gjort mange ganger før.

Og om du ikke har gjort det før, se artikkelen Utskriftsfletting med et Excel-regneark fra Microsoft. Det er et utrolig godt verktøy.

Mitt problemet kom da Excel-kolonnene med dato og klokkeslett fikk amerikansk visning i Word, selv om de i Excel ble vist med norsk format.

I Excel ble datoene vist som 30.11.2021 (dd.mm.yyyy) og klokkeslettene ble vist som 16:05 (hh:mm), mens de i Word ble vist som 11/30/2021 og 4:05:00 PM. Og når du skal sende brev til de over 80 år, er ikke det noen god løsning.

I Excel var de altså formattert helt rett (dd.mm.yyyy og hh:tt) og hadde rett språk (norsk overalt i Excel-arket, Word-dokumentet, i Windows, i Office mm). Allikevel ble de vist i Word med amerikansk format. Og ja, jeg prøvde også flere pc, ulike Windows-versjoner (10 og 11) og ulike Office-versjoner (2010 og 365). Prøvde også alle mulige språkendringer, nye Excel-ark, kopiering uten formattering, prøvde utviklermodus i Word etc etc. Alt like forgjeves.

En liten digresjon. For de som ikke vet det, er dette forklaringen på forkortelsene a.m. og p.m. ifølge SNL: «A.m. er en forkortelse for latin ante meridiem (før middag). Forkortelsen er vanlig iblant annet engelsk for å angi klokkeslett. 8 a.m. betyr kl 8 på morgenen, mens 8 p.m. betyr kl 20.» Så da vet du det, men det er en annen sak.

Problemet oppdaget jeg forresten ikke før jeg brukte «Forhånds resultater» i Word. Jeg hadde i utgangspunktet hatt mest fokus på at utforming av brevet, at flettekodene kom rett inn og at koblingene mellom Excel og Word fungerte. Resten, selve flettingen og utskriften, skulle jo være en enkel sak…

Omfattende søk på nettet viste at format-feilen ikke var en enkel sak, og at det var et kjent Word/Excel-problem i ulike Office-versjoner. Løsningen var heller ikke lett tilgjengelig.

Men en artikkel fra Knowledgegroup.no med Word tips og triks: Formatere flettefelt i Word, viste seg å være første ledd i løsningen.

Utgangspunktet var å lage ferdig Word-dokumentet, koble sammen Word-dokumentet og Excel-regnearket, sette inn de aktuelle flettefelt i Word-dokumentet. Og så ved samtidig å trykke Alt + F9, fikk jeg da opp feltkode-visning av flettefeltet i Word, og fikk det bort igjen ved å trykk Alt + F9 igjen.

Med tastetrykkene Alt + F9 viste flettefeltet «Dt_3_dose» seg nå som { MERGEFIELD Dt_3_dose }

Trikset var altså å endre på feltkoden ved å legge på formatteringskoder.

Og en nettartikkel fra Nortridge Software Company – Mail Merge Switches var andre del av løsningen, rent gull. Her var alle formatteringskodene jeg trengte – og noen til.

Tips

Når du endrer på feltkoden, må du huske å stå i flettefeltet og høyre-klikke, og så velge «Oppdater felt» for hver gang du endrer på formatteringen. Da får du se endringen du har gjort.

Dato-formatering

Flettefeltet med dato fikk en datoformatering i flettekoden som fikset problemet.

{ MERGEFIELD Dt_3_dose } fikk tillegget  \@ «dddd d MMMM yyyy»  slik at den ble slik: { MERGEFIELD Dt_3_dose \@ «dddd d MMMM yyyy» }

Etter å ha «Oppdatert felt», så datoen i Word slik ut: tirsdag 30 november 2021

Klokkeslett-formattering

Flettefeltet med klokkeslett fikk en tidsformatering i flettekoden som fikset det problemet.

{ MERGEFIELD Kl_3_dose } fikk tillegget  \@ HH:mm  slik at den ble slik: { MERGEFIELD Dt_3_dose \@ HH:mm }

Stor H gir 24-timers format: 23:00, mens liten h gir 12-timers format; 11:00

Store forbokstaver

Og mens jeg var i gang, oppdaget jeg at det i Excel-arket var navn og adresser som hadde litt ulik «praksis med stor bokstav». Årsaken var at folk hadde lagt inn opplysningene om seg selv via en nettløsning.

Da var løsningen å gi Feltnavnet/flettekoden et lite formatteringstillegg: /* CAPS

Switch  Description

\* Caps Capitalizes the first letter of each word.

\* FirstCap          Capitalizes the first letter of the first word.

\* Upper             Capitalizes all letters.

\* Lower             All letters are in lower case.

Feltnavnet/flettekodene i adressefeltet ble da slik:

{ MERGEFIELD Navn /*Caps }

{ MERGEFIELD Adresse /*Caps }

{ MERGEFIELD Postnummer /*Caps } { MERGEFIELD Poststed /*Caps }

Dette sørget for at alle feltene fikk store forbokstaver der det skulle være det. Folk er ofte litt hårsåre når det gjelder navet sitt, og det er jo uansett greit å ha alt rett og ordentlig når du sender ut brev.

Dette kunne selvfølgelig ha blitt gjort i Excel, men da ville endringene forsvinne ved neste oppdatering (uttrekk) av Excel-arket.

Tips

Vær nøye med alle tegn, mellomrom mm i flettekodene. Får du feilmeldinger eller ikke det resultatet du prøver å få til, er det mest sannsynlig her feilen ligger. Og da er det bare å prøve seg litt frem. Jeg brukte med hell litt «klipp og lim» for å få alt rett.

Sluttresultatet

Da gjensto det bare for sikkerhets skyld å lukket Word og åpnet dokumentet igjen. Og nå var 11/02/2021 nå blitt til tirsdag 02. november 2021 og 4:05:00 PM var blitt til 16:05. Å få på ukedagen, tirsdag, var jo en liten bonus.

Alle navn og adresser i adressefeltet hadde nå store forbokstavene.

Og da var det bare å flette med utskrift til Adobe Acrobat (pdf).

Å flette til en pdf-fil synes jeg er enklere da du får en eksakt utskriftsversjon på skjerm. Skal du jobbe i et dokument på flere hundre sider, er er det fort å få inn en linjeskift mm. som kan lage krøll. Oppdager du feil, bør dette rettes i Excel-arket med fletteopplysninger eller Word-dokumentet som er utgangspunktet for flettingen. Det er jo enkelt å flette på nytt.

Det er også enklere å ta en kort gjennomgang på skjerm for å kontrollere det enkelte brev, før brevet i dette tilfellet ble skrevet ut i papir. Husk – de skulle til 80-åringer…

Tidsregistreringskjema 2018 er nå ute.

Excel-fleksitidsskjema
Excel-fleksitidsskjema

Da er 2018-versjonen av Arbeidstidsskjema / Fleksitidsskjema for å registrere arbeidstid ute.

Du finner det på min nettside www.hobbiten.net/Tid

Nytt i 2018
Det er gjort endringer for de «korte dagene», onsdag før påske, jul- og nyttårsaften. Dette gjelder kun for de som har en arbeidstid som ikke er i tiden 07:30-12:00

Årsaken er at onsdag før påske og jul- og nyttårsaften er det arbeidstid til 12:00 for mange, men ikke alle. Skjemaet bruker reglene til staten og kommune (KS) der alle skal slutte kl. 1200 onsdag før påske, jul- og nyttårsaften. Hovedtariffavtalen sier ikke noe om starttidspunkt så vidt jeg kan se. Dette kan som sagt variere fra arbeidsplass til arbeidsplass. Oslo kommune har f.eks krav om 6 timer arbeidsdag onsdag før påske. Sjekk derfor opp hva som gjelder for din arbeidsplass.

Etter arbeidsmiljøloven er onsdag før skjærtorsdag i utgangspunktet en normal arbeidsdag frem til klokken 18, men det er mange som har avtaler om kortere arbeidstid denne dagen. Se artikkel om dette her hos Infotjenester.

Etter arbeidsmiljøloven er juleaften i utgangspunktet en normal arbeidsdag frem til klokken 15 og nyttårsaften er normal arbeidsdag frem til kl 1800, men det er mange som har avtaler om kortere arbeidstid denne dagen. Se artikkel om dette her hos Arbeidsrettsadvokatene.

Sjekk også denne siden hos Arbeidstilsynet om Registrering av arbeidstid der det fremgår at: «Arbeidsgiver skal ha skriftlig dokumentasjon på hvor mye den enkelte arbeidstaker arbeider, det vil si hvor mange timer arbeidstakeren står til arbeidsgivers disposisjon.» og «Det er ingen krav til hvordan registreringen skal foregå, eller til manuell eller elektronisk føring.»

Jeg har lagd en fil med oversikt over en del vanlige feil. De feilene som går igjen er manglende bruk av kolon når det skrives klokkeslett og timer. Det gir en del følgefeil.

Ut over dette er det ikke gjort endringer.

Hva er dette?
Det er et Excel regneark som oppsummerer din arbeidstid for hver dag. Arbeidstiden er fordelt på: Normal arbeidstid, ekstra arbeidstid (fleksitid som du arbeider opp), fravær i arbeidstiden, og overtid (som summeres for seg). Summen av arbeidstid trekkes så i fra den arbeidstiden du skal jobbe den uken. Skjemaet er satt opp med normal arbeidstid som 07:30, men det er ikke noe problem å endre dette til 08.00 om du f.eks ikke har betalt lunsjpause.

Du skriver inn når du kommer og når du går for den enkelte dag, og arbeidstidens summeres for den enkelte uke:

  • med fratrekk for eventuelt fravær i arbeidstiden (f.eks ute en time i private gjøremål)
  • og tillegg for eventuell ekstra fleksiarbeidstid (f.eks når du gikk ned på kontoret kl 1800 og arbeidet til 2100 fordi du skal avspasere neste mandag).

Er du ikke på jobb fordi du avspaserer, skriver du ingen ting. Er du syk eller har ferie skriver du normalarbeidsdag.

Pålagt overtid føres i egen kolonne da du er pålagt å holde oversikt over dette i henhold til arbeids- og miljøvernlovens § 10-6.

Regnearket er basert på arbeidstid for den enkelte uke og måned og status overføres automatisk til neste måned. I tillegg får du en samlet oversikt på et eget ark. Det er også med et kladdeark som f.eks kan brukes til å regne ut fordeling på overtid antall timer på henholdsvis 50% og 100%.

For å unngå at du gjør feil, får du kun lov til å skrive i felter der det skal registeres klokkeslett eller merknader. Alle andre felt/celler er skrivebeskyttet – dvs at de er sperret for skriving.

2017-versjon av arbeidstidsskjema i Excel er ute

Excel-fleksitidsskjema
Excel-fleksitidsskjema

Da er 2017-versjonen av Arbeidstidsskjema / Fleksitidsskjema for å registrere arbeidstid ute.

Du finner det på min nettside www.hobbiten.net/Tid

2017 versjonen.
For 2017 er det ingen endringer i hovedskjemaet.

Hva er dette?
Det er et Excel regneark som oppsummerer din arbeidstid for hver dag. Arbeidstiden er fordelt på: Normal arbeidstid, ekstra arbeidstid (fleksitid som du arbeider opp), fravær i arbeidstiden, og overtid (som summeres for seg). Summen av arbeidstid trekkes så i fra den arbeidstiden du skal jobbe den uken. Skjemaet er satt opp med normal arbeidstid som 07:30, men det er ikke noe problem å endre dette til 08.00 om du f.eks ikke har betalt lunsjpause.

Du skriver inn når du kommer og når du går for den enkelte dag, og arbeidstidens summeres for den enkelte uke:

  • med fratrekk for eventuelt fravær i arbeidstiden (f.eks ute en time i private gjøremål)
  • og tillegg for eventuell ekstra fleksiarbeidstid (f.eks når du gikk ned på kontoret kl 1800 og arbeidet til 2100 fordi du skal avspasere neste mandag).

Er du ikke på jobb fordi du avspaserer, skriver du ingen ting. Er du syk eller har ferie skriver du normalarbeidsdag.

Pålagt overtid føres i egen kolonne da du er pålagt å holde oversikt over dette i henhold til arbeids- og miljøvernlovens § 10-6.

Regnearket er basert på arbeidstid for den enkelte uke og måned og status overføres automatisk til neste måned. I tillegg får du en samlet oversikt på et eget ark. Det er også med et kladdeark som f.eks kan brukes til å regne ut fordeling på overtid antall timer på henholdsvis 50% og 100%.

For å unngå at du gjør feil, får du kun lov til å skrive i felter der det skal registeres klokkeslett eller merknader. Alle andre felt/celler er skrivebeskyttet – dvs at de er sperret for skriving.

2016-versjon av arbeidstidsskjema i Excel er ute.

Excel fleksitidsskjema
Excel fleksitidsskjema

Da er 2016-versjonen av Arbeidstidsskjema / Fleksitidsskjema for å registrere arbeidstid ute, dog litt sent.

Du finner det på min nettside www.hobbiten.net/Tid

2016 versjonen.
For 2016 er det kun kosmetisk endringer i hovedskjemaet

Nytt ark for å beregne overtid 50-100%.
Nytt ark for å beregne overtid 50-100%.

Arkfanen for å kunne summere overtid i 50% og 100% er lagd på nytt med bla et større merknadsfelt. Dette siste er kun for manuell registrering der du må skrive inn overtid manuelt og fordele denne på henholdsvis 50% og 100%. Det er ikke koblet til de øvrige måndedene

Her kan du se kontrollversjon der det er skrevet ut i pdf med og uten klokkeslett: Pdf-versjon av skjemaetKontrollfil i pdf-arbeidstid i ukedagerkontrollfil arbeidstid alle dager

Advarsel om "Beskyttet visning"
Advarsel om «Beskyttet visning»

Advarsel
Advarsel

Du kan få ulike sikkerhetsadvarsler når du vil laste ned filen. Det er bla avhengig av innstillinger på din PC, firmaets sin policy og hvilken nettleser du bruker.

Filen er sjekket for virus.

Hva er dette?
Det er et Excel regneark som oppsummerer din arbeidstid for hver dag. Arbeidstiden er fordelt på: Normal arbeidstid, ekstra arbeidstid (fleksitid som du arbeider opp), fravær i arbeidstiden, og overtid (som summeres for seg). Summen av arbeidstid trekkes så i fra den arbeidstiden du skal jobbe den uken.

Du skriver inn når du kommer og når du går for den enkelte dag, og arbeidstidens summeres for den enkelte uke
– med fratrekk for eventuelt fravær i arbeidstiden (f.eks ute en time i private gjøremål)
– og tillegg for eventuell ekstra fleksiarbeidstid (f.eks når du gikk ned på kontoret kl 1800 og arbeidet til 2100 fordi du skal avspasere neste mandag).

Er du ikke på jobb fordi du avspaserer, skriver du ingen ting. Er du syk eller på ferie skriver du normalarbeidsdag.

Pålagt overtid føres i egen kolonne da du er pålagt å holde oversikt over dette i henhold til arbeids- og miljøvernlovens § 10-6.

Regnearket er basert på arbeidstid for den enkelte uke og måned (se eksempel for januar i pdf), og status overføres automatisk til neste måned. I tillegg får du en samlet oversikt på et eget ark (her i pdf). Det er også med et kladdeark som f.eks kan brukes til å regne ut fordeling på overtid antall timer på henholdsvis 50% og 100%.

For å unngå at du gjør feil, får du kun lov til å skrive i felter der det skal registeres klokkeslett eller merknader. Alle andre felt/celler er skrivebeskyttet – dvs at de er sperret for skriving.

Arbeidstidsskjema – fleksitidskjema 2015 (Oppdatert)

Mitt fleksitidskjema i Excel for 2015 er nå lagt ut på nettsiden min TidHobbiten. Det er ingen endringer i forhold til 2014-versjonen.  (Merk at det ble lagt ut en korrigert versjon 23.12.14 pga feil i juni. Det fremgår av filnavnet som har i seg v.02.0)

Skjermdump av fleksiskjema i Excel
Skjermdump av fleksiskjema i Excel

Hva er dette?
Det er et Excel regneark som oppsummerer din arbeidstid for hver dag. Arbeidstiden er fordelt på: Normal arbeidstid, ekstra arbeidstid (fleksitid som du arbeider opp), fravær i arbeidstiden, og overtid (som summeres for seg). Summen av arbeidstid trekkes så i fra den arbeidstiden du skal jobbe den uken.

Det er klargjort for en arbeidsdag på 7:30 / 37:30 t uke, men kan enkelt endres til 8 timers arbeidsdag / 40 t uke.

Du skriver inn når du kommer og når du går for den enkelte dag, og arbeidstidens summeres for den enkelte uke
– med fratrekk for eventuelt fravær i arbeidstiden (f.eks ute en time i private gjøremål)
– og tillegg for eventuell ekstra fleksiarbeidstid (f.eks når du gikk ned på kontoret kl 1800 og arbeidet til 2100 fordi du skal avspasere neste mandag).

Er du ikke på jobb fordi du avspaserer, skriver du ingen ting. Er du syk eller på ferie skriver du normalarbeidsdag.

Pålagt overtid føres i egen kolonne da du er pålagt å holde oversikt over dette i henhold til arbeids- og miljøvernlovens § 10-6.

Regnearket er basert på arbeidstid for den enkelte dag, uke og måned, og status overføres automatisk til neste måned. I tillegg får du en samlet oversikt på et eget ark. Det er også med et kladdeark som f.eks kan brukes til å regne ut fordeling på overtid antall timer på henholdsvis 50% og 100%.

For å unngå at du gjør feil, får du kun lov til å skrive i felter der det skal registeres klokkeslett eller merknader. Alle andre felt/celler er skrivebeskyttet – dvs at de er sperret for skriving.

Hvorfor har jeg lagd dette skjemaet?
Hvorfor? Fordi jeg alltid har «hatet» å registrere timer og minutter, for så å måtte legge sammen og trekke fra. I tillegg har noe av motivasjonen vært den samme som for denne nettsiden; skal du lære deg et program – må du bruke det.