Excel – Hobbitbloggen

2024-versjonen av fleksitidsskjema er lagt ut

Da er 2024-versjonen av Arbeidstidsskjema / Fleksitidsskjema for å registrere arbeidstid lagt ut.

Du finner det på min nettside www.hobbiten.net/Tid

Nytt i 2024
Det er ikke gjort endringer i 2024-versjonen.

Litt kuriosa for 2024 om du har 7:30 timers dag:
Du skal jobbe 1881 timer fordelt på 250,8 dager. Det er «komma 8 dager» på grunn av 1/2-dag onsdag før påske, juleaften og nyttårsaften da de fleste slutter kl 1200. Og da legges det til grunn 0,6 arbeidsdag.

Juli og oktober er de månedene du jobbe mest, nemlig 23 dager/172:30 timer.
Dette året er mars den måneden du skal jobbe minst, 18,6 dager/139,30 timer. I mai skal du jobbe litt lengre, 19 dager/142,30 timer.

Føring av arbeidstid
Jeg bruker en app, TimeStamps, på min Iphone der jeg klokker meg inn og ut, for så å føre oversikten i regnearket. Det er jo ikke alltid jeg starter /slutter på pc’en.

Om du lurer på noe om arbeidstid, kan du jo sjekke denne siden hos Arbeidstilsynet om Registrering av arbeidstid der det fremgår at: “Arbeidsgiver skal ha skriftlig dokumentasjon på hvor mye den enkelte arbeidstaker arbeider, det vil si hvor mange timer arbeidstakeren står til arbeidsgivers disposisjon.” og “Det er ingen krav til hvordan registreringen skal foregå, eller til manuell eller elektronisk føring.”

Er du leder, som meg, og ikke får betalt for overtid?
Da kan det jo uansett være greit å holde oversikt over hvor mye du egentlig jobber. På den andre siden, det kan jo også bli litt «kjipt…» når du gjør opp status på slutten av året. 🙂

Hva er Arbeidstidsskjema / Fleksitidsskjema?
Det er et Excel regneark som oppsummerer din arbeidstid for hver dag. Arbeidstiden er fordelt på: Normal arbeidstid, ekstra arbeidstid (fleksitid som du arbeider opp), fravær i arbeidstiden, og overtid (som summeres for seg). Summen av arbeidstid trekkes så i fra den arbeidstiden du skal jobbe den uken. Skjemaet er satt opp med normal arbeidstid med 07:30 timer pr dag, men det er ikke noe problem å endre dette til 08.00 om du f.eks ikke har betalt lunsjpause.

Du skriver inn når du kommer og når du går for den enkelte dag, og arbeidstidens summeres for den enkelte uke:

med fratrekk for eventuelt fravær i arbeidstiden (f.eks ute en time i private gjøremål)
og tillegg for eventuell ekstra fleksiarbeidstid (f.eks når du jobber på hjemmekontoret fra kl 1800 og slutter kl. 2100 fordi du skal avspasere neste mandag).

Er du ikke på jobb fordi du avspaserer, skriver du ingen ting. Er du syk eller har ferie skriver du normalarbeidsdag.

Pålagt overtid føres i egen kolonne da du er pålagt å holde oversikt over dette i henhold til arbeids- og miljøvernlovens § 10-6.

Regnearket er basert på arbeidstid for den enkelte uke og måned og status overføres automatisk til neste måned. I tillegg får du en samlet oversikt på et eget ark. Det er også med et kladdeark som f.eks kan brukes til å regne ut fordeling på overtid antall timer på henholdsvis 50% og 100%.

For å unngå at du gjør feil, får du kun lov til å skrive i felter der det skal registreres klokkeslett eller merknader. Alle andre felt/celler er skrivebeskyttet – dvs at de er sperret for skriving.

Det skjer av og til at Excel roter det til, sjeldent, men som sagt av og til. De som skjer er at du får lov til å endre på en celle eller to som er skrivebeskyttet og det skal du jo ikke få lov til. Hvordan det kan skje vet jeg ikke, for jeg har ikke klart å finne noe om dette eller rekonstruere feilen. Da har du to valg. Enten last ned et nytt skjema og legg inn alle tidspunktene ved å kopiere dem eller send det til meg, så kan jeg hjelpe deg.

Excelskjemaet har vært i bruk siden 1997 i den formen det har nå, og ble vel lagd første gang i 1993 eller der omkring. Det har ligget tilgjengelig på Hobbiten siden 2004.

Hvis du har lyst til å bidra litt økonomisk, kan du gi en liten gave til Leger Uten Grenser. Jeg har ingen forbindelse til dem, men støtter deres viktige arbeid og dette er viktigere enn noen gang.

2023-versjonen av fleksitidsskjema er lagt ut.

Da er 2023-versjonen av Arbeidstidsskjema / Fleksitidsskjema for å registrere arbeidstid lagt ut.

Du finner det på min nettside www.hobbiten.net/Tid

Nytt i 2023
Det er ikke gjort endringer i 2023-versjonen.
Det er imidlertid slettet noen navnekonflikter som kunne gi problemer med utskriften ved at du fikk opp en dialogboks med spørsmål om Navnekonflikt.

Litt kuriosa for 2023 om du har 7:30 timers dag:
Du skal jobbe 250,6 dager og 1 879:30 timer.
Mars og august er de månedene du jobbe mest, nemlig 232 dager/172:30 timer.
Dette året er april den måneden du skal jobbe minst, 16,6 dager/124,30 timer.

Du skriver inn når du kommer og når du går for den enkelte dag, og arbeidstidens summeres for den enkelte uke:

med fratrekk for eventuelt fravær i arbeidstiden (f.eks ute en time i private gjøremål)
og tillegg for eventuell ekstra fleksiarbeidstid (f.eks når du gikk ned på kontoret kl 1800 og arbeidet til 2100 fordi du skal avspasere neste mandag).

Er du ikke på jobb fordi du avspaserer, skriver du ingen ting. Er du syk eller har ferie skriver du normalarbeidsdag.

Pålagt overtid føres i egen kolonne da du er pålagt å holde oversikt over dette i henhold til arbeids- og miljøvernlovens § 10-6.

Excelskjemaet har vært i bruk siden 1997 i den formen det har nå, og ble vel lagd første gang i 1993 eller der omkring. Det har ligget tilgjengelig på Hobbiten siden 2004.

Hvis du har lyst til å bidra litt økonomisk, kan du gi en liten gave til Leger Uten Grenser. Jeg har ingen forbindelse til dem, men støtter deres viktige arbeid og nå i disse covid-tidene er dette viktigere enn noen gang. Og ja, verden er ikke ferdig med covid ennå.

Problemer med fletting av dato og tid fra Excel til Word

Jeg skulle lage et brev til 4-500 mottakere der jeg bl.a. skulle flette ulike opplysninger som navn, adresse, dato, tid mm. fra Excel til Word. I utgangspunktet en helt uproblematisk sak som jeg har gjort mange ganger før.

Og om du ikke har gjort det før, se artikkelen Utskriftsfletting med et Excel-regneark fra Microsoft. Det er et utrolig godt verktøy.

Mitt problemet kom da Excel-kolonnene med dato og klokkeslett fikk amerikansk visning i Word, selv om de i Excel ble vist med norsk format.

I Excel ble datoene vist som 30.11.2021 (dd.mm.yyyy) og klokkeslettene ble vist som 16:05 (hh:mm), mens de i Word ble vist som 11/30/2021 og 4:05:00 PM. Og når du skal sende brev til de over 80 år, er ikke det noen god løsning.

I Excel var de altså formattert helt rett (dd.mm.yyyy og hh:tt) og hadde rett språk (norsk overalt i Excel-arket, Word-dokumentet, i Windows, i Office mm). Allikevel ble de vist i Word med amerikansk format. Og ja, jeg prøvde også flere pc, ulike Windows-versjoner (10 og 11) og ulike Office-versjoner (2010 og 365). Prøvde også alle mulige språkendringer, nye Excel-ark, kopiering uten formattering, prøvde utviklermodus i Word etc etc. Alt like forgjeves.

En liten digresjon. For de som ikke vet det, er dette forklaringen på forkortelsene a.m. og p.m. ifølge SNL: «A.m. er en forkortelse for latin ante meridiem (før middag). Forkortelsen er vanlig iblant annet engelsk for å angi klokkeslett. 8 a.m. betyr kl 8 på morgenen, mens 8 p.m. betyr kl 20.» Så da vet du det, men det er en annen sak.

Problemet oppdaget jeg forresten ikke før jeg brukte «Forhånds resultater» i Word. Jeg hadde i utgangspunktet hatt mest fokus på at utforming av brevet, at flettekodene kom rett inn og at koblingene mellom Excel og Word fungerte. Resten, selve flettingen og utskriften, skulle jo være en enkel sak…

Omfattende søk på nettet viste at format-feilen ikke var en enkel sak, og at det var et kjent Word/Excel-problem i ulike Office-versjoner. Løsningen var heller ikke lett tilgjengelig.

Men en artikkel fra Knowledgegroup.no med Word tips og triks: Formatere flettefelt i Word, viste seg å være første ledd i løsningen.

Utgangspunktet var å lage ferdig Word-dokumentet, koble sammen Word-dokumentet og Excel-regnearket, sette inn de aktuelle flettefelt i Word-dokumentet. Og så ved samtidig å trykke Alt + F9, fikk jeg da opp feltkode-visning av flettefeltet i Word, og fikk det bort igjen ved å trykk Alt + F9 igjen.

Med tastetrykkene Alt + F9 viste flettefeltet «Dt_3_dose» seg nå som { MERGEFIELD Dt_3_dose }

Trikset var altså å endre på feltkoden ved å legge på formatteringskoder.

Og en nettartikkel fra Nortridge Software Company – Mail Merge Switches var andre del av løsningen, rent gull. Her var alle formatteringskodene jeg trengte – og noen til.

Tips

Når du endrer på feltkoden, må du huske å stå i flettefeltet og høyre-klikke, og så velge «Oppdater felt» for hver gang du endrer på formatteringen. Da får du se endringen du har gjort.

Dato-formatering

Flettefeltet med dato fikk en datoformatering i flettekoden som fikset problemet.

{ MERGEFIELD Dt_3_dose } fikk tillegget \@ «dddd d MMMM yyyy» slik at den ble slik: { MERGEFIELD Dt_3_dose \@ «dddd d MMMM yyyy» }

Etter å ha «Oppdatert felt», så datoen i Word slik ut: tirsdag 30 november 2021

Klokkeslett-formattering

Flettefeltet med klokkeslett fikk en tidsformatering i flettekoden som fikset det problemet.

{ MERGEFIELD Kl_3_dose } fikk tillegget \@ HH:mm slik at den ble slik: { MERGEFIELD Dt_3_dose \@ HH:mm }

Stor H gir 24-timers format: 23:00, mens liten h gir 12-timers format; 11:00

Store forbokstaver

Og mens jeg var i gang, oppdaget jeg at det i Excel-arket var navn og adresser som hadde litt ulik «praksis med stor bokstav». Årsaken var at folk hadde lagt inn opplysningene om seg selv via en nettløsning.

Da var løsningen å gi Feltnavnet/flettekoden et lite formatteringstillegg: /* CAPS

Switch Description

\* Caps Capitalizes the first letter of each word.

\* FirstCap Capitalizes the first letter of the first word.

\* Upper Capitalizes all letters.

\* Lower All letters are in lower case.

Feltnavnet/flettekodene i adressefeltet ble da slik:

{ MERGEFIELD Navn /*Caps }

{ MERGEFIELD Adresse /*Caps }

{ MERGEFIELD Postnummer /*Caps } { MERGEFIELD Poststed /*Caps }

Dette sørget for at alle feltene fikk store forbokstaver der det skulle være det. Folk er ofte litt hårsåre når det gjelder navet sitt, og det er jo uansett greit å ha alt rett og ordentlig når du sender ut brev.

Dette kunne selvfølgelig ha blitt gjort i Excel, men da ville endringene forsvinne ved neste oppdatering (uttrekk) av Excel-arket.

Tips

Vær nøye med alle tegn, mellomrom mm i flettekodene. Får du feilmeldinger eller ikke det resultatet du prøver å få til, er det mest sannsynlig her feilen ligger. Og da er det bare å prøve seg litt frem. Jeg brukte med hell litt «klipp og lim» for å få alt rett.

Sluttresultatet

Da gjensto det bare for sikkerhets skyld å lukket Word og åpnet dokumentet igjen. Og nå var 11/02/2021 nå blitt til tirsdag 02. november 2021 og 4:05:00 PM var blitt til 16:05. Å få på ukedagen, tirsdag, var jo en liten bonus.

Alle navn og adresser i adressefeltet hadde nå store forbokstavene.

Og da var det bare å flette med utskrift til Adobe Acrobat (pdf).

Å flette til en pdf-fil synes jeg er enklere da du får en eksakt utskriftsversjon på skjerm. Skal du jobbe i et dokument på flere hundre sider, er er det fort å få inn en linjeskift mm. som kan lage krøll. Oppdager du feil, bør dette rettes i Excel-arket med fletteopplysninger eller Word-dokumentet som er utgangspunktet for flettingen. Det er jo enkelt å flette på nytt.

Det er også enklere å ta en kort gjennomgang på skjerm for å kontrollere det enkelte brev, før brevet i dette tilfellet ble skrevet ut i papir. Husk – de skulle til 80-åringer…

Tidsregistreringskjema 2018 er nå ute.

Da er 2018-versjonen av Arbeidstidsskjema / Fleksitidsskjema for å registrere arbeidstid ute.

Du finner det på min nettside www.hobbiten.net/Tid

Nytt i 2018
Det er gjort endringer for de «korte dagene», onsdag før påske, jul- og nyttårsaften. Dette gjelder kun for de som har en arbeidstid som ikke er i tiden 07:30-12:00.

Årsaken er at onsdag før påske og jul- og nyttårsaften er det arbeidstid til 12:00 for mange, men ikke alle. Skjemaet bruker reglene til staten og kommune (KS) der alle skal slutte kl. 1200 onsdag før påske, jul- og nyttårsaften. Hovedtariffavtalen sier ikke noe om starttidspunkt så vidt jeg kan se. Dette kan som sagt variere fra arbeidsplass til arbeidsplass. Oslo kommune har f.eks krav om 6 timer arbeidsdag onsdag før påske. Sjekk derfor opp hva som gjelder for din arbeidsplass.

Etter arbeidsmiljøloven er onsdag før skjærtorsdag i utgangspunktet en normal arbeidsdag frem til klokken 18, men det er mange som har avtaler om kortere arbeidstid denne dagen. Se artikkel om dette her hos Infotjenester.

Etter arbeidsmiljøloven er juleaften i utgangspunktet en normal arbeidsdag frem til klokken 15 og nyttårsaften er normal arbeidsdag frem til kl 1800, men det er mange som har avtaler om kortere arbeidstid denne dagen. Se artikkel om dette her hos Arbeidsrettsadvokatene.

Sjekk også denne siden hos Arbeidstilsynet om Registrering av arbeidstid der det fremgår at: «Arbeidsgiver skal ha skriftlig dokumentasjon på hvor mye den enkelte arbeidstaker arbeider, det vil si hvor mange timer arbeidstakeren står til arbeidsgivers disposisjon.» og «Det er ingen krav til hvordan registreringen skal foregå, eller til manuell eller elektronisk føring.»

Jeg har lagd en fil med oversikt over en del vanlige feil. De feilene som går igjen er manglende bruk av kolon når det skrives klokkeslett og timer. Det gir en del følgefeil.

Ut over dette er det ikke gjort endringer.

Hva er dette?
Det er et Excel regneark som oppsummerer din arbeidstid for hver dag. Arbeidstiden er fordelt på: Normal arbeidstid, ekstra arbeidstid (fleksitid som du arbeider opp), fravær i arbeidstiden, og overtid (som summeres for seg). Summen av arbeidstid trekkes så i fra den arbeidstiden du skal jobbe den uken. Skjemaet er satt opp med normal arbeidstid som 07:30, men det er ikke noe problem å endre dette til 08.00 om du f.eks ikke har betalt lunsjpause.

Du skriver inn når du kommer og når du går for den enkelte dag, og arbeidstidens summeres for den enkelte uke:

med fratrekk for eventuelt fravær i arbeidstiden (f.eks ute en time i private gjøremål)
og tillegg for eventuell ekstra fleksiarbeidstid (f.eks når du gikk ned på kontoret kl 1800 og arbeidet til 2100 fordi du skal avspasere neste mandag).

Er du ikke på jobb fordi du avspaserer, skriver du ingen ting. Er du syk eller har ferie skriver du normalarbeidsdag.

Pålagt overtid føres i egen kolonne da du er pålagt å holde oversikt over dette i henhold til arbeids- og miljøvernlovens § 10-6.

For å unngå at du gjør feil, får du kun lov til å skrive i felter der det skal registeres klokkeslett eller merknader. Alle andre felt/celler er skrivebeskyttet – dvs at de er sperret for skriving.

2017-versjon av arbeidstidsskjema i Excel er ute

Da er 2017-versjonen av Arbeidstidsskjema / Fleksitidsskjema for å registrere arbeidstid ute.

Du finner det på min nettside www.hobbiten.net/Tid

2017 versjonen.
For 2017 er det ingen endringer i hovedskjemaet.

Du skriver inn når du kommer og når du går for den enkelte dag, og arbeidstidens summeres for den enkelte uke:

med fratrekk for eventuelt fravær i arbeidstiden (f.eks ute en time i private gjøremål)
og tillegg for eventuell ekstra fleksiarbeidstid (f.eks når du gikk ned på kontoret kl 1800 og arbeidet til 2100 fordi du skal avspasere neste mandag).

Er du ikke på jobb fordi du avspaserer, skriver du ingen ting. Er du syk eller har ferie skriver du normalarbeidsdag.

Pålagt overtid føres i egen kolonne da du er pålagt å holde oversikt over dette i henhold til arbeids- og miljøvernlovens § 10-6.

2016-versjon av arbeidstidsskjema i Excel er ute.

Da er 2016-versjonen av Arbeidstidsskjema / Fleksitidsskjema for å registrere arbeidstid ute, dog litt sent.

Du finner det på min nettside www.hobbiten.net/Tid

2016 versjonen.
For 2016 er det kun kosmetisk endringer i hovedskjemaet

Arkfanen for å kunne summere overtid i 50% og 100% er lagd på nytt med bla et større merknadsfelt. Dette siste er kun for manuell registrering der du må skrive inn overtid manuelt og fordele denne på henholdsvis 50% og 100%. Det er ikke koblet til de øvrige måndedene

Her kan du se kontrollversjon der det er skrevet ut i pdf med og uten klokkeslett: Pdf-versjon av skjemaet – Kontrollfil i pdf-arbeidstid i ukedager – kontrollfil arbeidstid alle dager

Advarsel om "Beskyttet visning" — Advarsel om «Beskyttet visning»

Du kan få ulike sikkerhetsadvarsler når du vil laste ned filen. Det er bla avhengig av innstillinger på din PC, firmaets sin policy og hvilken nettleser du bruker.

Filen er sjekket for virus.

Du skriver inn når du kommer og når du går for den enkelte dag, og arbeidstidens summeres for den enkelte uke
– med fratrekk for eventuelt fravær i arbeidstiden (f.eks ute en time i private gjøremål)
– og tillegg for eventuell ekstra fleksiarbeidstid (f.eks når du gikk ned på kontoret kl 1800 og arbeidet til 2100 fordi du skal avspasere neste mandag).

Er du ikke på jobb fordi du avspaserer, skriver du ingen ting. Er du syk eller på ferie skriver du normalarbeidsdag.

Pålagt overtid føres i egen kolonne da du er pålagt å holde oversikt over dette i henhold til arbeids- og miljøvernlovens § 10-6.

Regnearket er basert på arbeidstid for den enkelte uke og måned (se eksempel for januar i pdf), og status overføres automatisk til neste måned. I tillegg får du en samlet oversikt på et eget ark (her i pdf). Det er også med et kladdeark som f.eks kan brukes til å regne ut fordeling på overtid antall timer på henholdsvis 50% og 100%.

Arbeidstidsskjema – fleksitidskjema 2015 (Oppdatert)

Mitt fleksitidskjema i Excel for 2015 er nå lagt ut på nettsiden min Tid på Hobbiten. Det er ingen endringer i forhold til 2014-versjonen. (Merk at det ble lagt ut en korrigert versjon 23.12.14 pga feil i juni. Det fremgår av filnavnet som har i seg v.02.0)

Det er klargjort for en arbeidsdag på 7:30 / 37:30 t uke, men kan enkelt endres til 8 timers arbeidsdag / 40 t uke.

Er du ikke på jobb fordi du avspaserer, skriver du ingen ting. Er du syk eller på ferie skriver du normalarbeidsdag.

Pålagt overtid føres i egen kolonne da du er pålagt å holde oversikt over dette i henhold til arbeids- og miljøvernlovens § 10-6.

Regnearket er basert på arbeidstid for den enkelte dag, uke og måned, og status overføres automatisk til neste måned. I tillegg får du en samlet oversikt på et eget ark. Det er også med et kladdeark som f.eks kan brukes til å regne ut fordeling på overtid antall timer på henholdsvis 50% og 100%.

Hvorfor har jeg lagd dette skjemaet?
Hvorfor? Fordi jeg alltid har «hatet» å registrere timer og minutter, for så å måtte legge sammen og trekke fra. I tillegg har noe av motivasjonen vært den samme som for denne nettsiden; skal du lære deg et program – må du bruke det.