Jeg skulle lage et brev til 4-500 mottakere der jeg bl.a. skulle flette ulike opplysninger som navn, adresse, dato, tid mm. fra Excel til Word. I utgangspunktet en helt uproblematisk sak som jeg har gjort mange ganger før.
Og om du ikke har gjort det før, se artikkelen Utskriftsfletting med et Excel-regneark fra Microsoft. Det er et utrolig godt verktøy.
Mitt problemet kom da Excel-kolonnene med dato og klokkeslett fikk amerikansk visning i Word, selv om de i Excel ble vist med norsk format.
I Excel ble datoene vist som 30.11.2021 (dd.mm.yyyy) og klokkeslettene ble vist som 16:05 (hh:mm), mens de i Word ble vist som 11/30/2021 og 4:05:00 PM. Og når du skal sende brev til de over 80 år, er ikke det noen god løsning.
I Excel var de altså formattert helt rett (dd.mm.yyyy og hh:tt) og hadde rett språk (norsk overalt i Excel-arket, Word-dokumentet, i Windows, i Office mm). Allikevel ble de vist i Word med amerikansk format. Og ja, jeg prøvde også flere pc, ulike Windows-versjoner (10 og 11) og ulike Office-versjoner (2010 og 365). Prøvde også alle mulige språkendringer, nye Excel-ark, kopiering uten formattering, prøvde utviklermodus i Word etc etc. Alt like forgjeves.
En liten digresjon. For de som ikke vet det, er dette forklaringen på forkortelsene a.m. og p.m. ifølge SNL: «A.m. er en forkortelse for latin ante meridiem (før middag). Forkortelsen er vanlig iblant annet engelsk for å angi klokkeslett. 8 a.m. betyr kl 8 på morgenen, mens 8 p.m. betyr kl 20.» Så da vet du det, men det er en annen sak.
Problemet oppdaget jeg forresten ikke før jeg brukte «Forhånds resultater» i Word. Jeg hadde i utgangspunktet hatt mest fokus på at utforming av brevet, at flettekodene kom rett inn og at koblingene mellom Excel og Word fungerte. Resten, selve flettingen og utskriften, skulle jo være en enkel sak…
Omfattende søk på nettet viste at format-feilen ikke var en enkel sak, og at det var et kjent Word/Excel-problem i ulike Office-versjoner. Løsningen var heller ikke lett tilgjengelig.
Men en artikkel fra Knowledgegroup.no med Word tips og triks: Formatere flettefelt i Word, viste seg å være første ledd i løsningen.
Utgangspunktet var å lage ferdig Word-dokumentet, koble sammen Word-dokumentet og Excel-regnearket, sette inn de aktuelle flettefelt i Word-dokumentet. Og så ved samtidig å trykke Alt + F9, fikk jeg da opp feltkode-visning av flettefeltet i Word, og fikk det bort igjen ved å trykk Alt + F9 igjen.
Med tastetrykkene Alt + F9 viste flettefeltet «Dt_3_dose» seg nå som { MERGEFIELD Dt_3_dose }
Trikset var altså å endre på feltkoden ved å legge på formatteringskoder.
Og en nettartikkel fra Nortridge Software Company – Mail Merge Switches var andre del av løsningen, rent gull. Her var alle formatteringskodene jeg trengte – og noen til.
Tips
Når du endrer på feltkoden, må du huske å stå i flettefeltet og høyre-klikke, og så velge «Oppdater felt» for hver gang du endrer på formatteringen. Da får du se endringen du har gjort.
Dato-formatering
Flettefeltet med dato fikk en datoformatering i flettekoden som fikset problemet.
{ MERGEFIELD Dt_3_dose } fikk tillegget \@ «dddd d MMMM yyyy» slik at den ble slik: { MERGEFIELD Dt_3_dose \@ «dddd d MMMM yyyy» }
Etter å ha «Oppdatert felt», så datoen i Word slik ut: tirsdag 30 november 2021
Klokkeslett-formattering
Flettefeltet med klokkeslett fikk en tidsformatering i flettekoden som fikset det problemet.
{ MERGEFIELD Kl_3_dose } fikk tillegget \@ HH:mm slik at den ble slik: { MERGEFIELD Dt_3_dose \@ HH:mm }
Stor H gir 24-timers format: 23:00, mens liten h gir 12-timers format; 11:00
Store forbokstaver
Og mens jeg var i gang, oppdaget jeg at det i Excel-arket var navn og adresser som hadde litt ulik «praksis med stor bokstav». Årsaken var at folk hadde lagt inn opplysningene om seg selv via en nettløsning.
Da var løsningen å gi Feltnavnet/flettekoden et lite formatteringstillegg: /* CAPS
Switch Description
\* Caps Capitalizes the first letter of each word.
\* FirstCap Capitalizes the first letter of the first word.
\* Upper Capitalizes all letters.
\* Lower All letters are in lower case.
Feltnavnet/flettekodene i adressefeltet ble da slik:
{ MERGEFIELD Navn /*Caps }
{ MERGEFIELD Adresse /*Caps }
{ MERGEFIELD Postnummer /*Caps } { MERGEFIELD Poststed /*Caps }
Dette sørget for at alle feltene fikk store forbokstaver der det skulle være det. Folk er ofte litt hårsåre når det gjelder navet sitt, og det er jo uansett greit å ha alt rett og ordentlig når du sender ut brev.
Dette kunne selvfølgelig ha blitt gjort i Excel, men da ville endringene forsvinne ved neste oppdatering (uttrekk) av Excel-arket.
Tips
Vær nøye med alle tegn, mellomrom mm i flettekodene. Får du feilmeldinger eller ikke det resultatet du prøver å få til, er det mest sannsynlig her feilen ligger. Og da er det bare å prøve seg litt frem. Jeg brukte med hell litt «klipp og lim» for å få alt rett.
Sluttresultatet
Da gjensto det bare for sikkerhets skyld å lukket Word og åpnet dokumentet igjen. Og nå var 11/02/2021 nå blitt til tirsdag 02. november 2021 og 4:05:00 PM var blitt til 16:05. Å få på ukedagen, tirsdag, var jo en liten bonus.
Alle navn og adresser i adressefeltet hadde nå store forbokstavene.
Og da var det bare å flette med utskrift til Adobe Acrobat (pdf).
Å flette til en pdf-fil synes jeg er enklere da du får en eksakt utskriftsversjon på skjerm. Skal du jobbe i et dokument på flere hundre sider, er er det fort å få inn en linjeskift mm. som kan lage krøll. Oppdager du feil, bør dette rettes i Excel-arket med fletteopplysninger eller Word-dokumentet som er utgangspunktet for flettingen. Det er jo enkelt å flette på nytt.
Det er også enklere å ta en kort gjennomgang på skjerm for å kontrollere det enkelte brev, før brevet i dette tilfellet ble skrevet ut i papir. Husk – de skulle til 80-åringer…