Er du beredskapsaktør og bruker mobil? Da bør du definitivt vurdere funksjonsmobil, mobilabonnement med prioritet i mobilnettet og vurdere om du skal ha eget beredskapsdomene for e-post.
For de aller fleste av oss er mobiltelefonen uunnværlig i det daglig og ikke minst i en krisesituasjon. I min tid som sambandsoffiser i Forsvaret, var et av mine budskap i kurs og opplæring i samband og stabstjeneste at en stor potensielle «K-faktor» var mobilen – K-faktor for kaosfaktor.
Problemet oppsto når nøkkeloffiserer begynte å kommunisere og gi ordrer/avklare viktige forhold via mobil og ikke via det militære sambandet og ops’en. Dermed var det svært lett at ops’en og resten av staben mistet sin situasjonsforståelse og ikke lengre var oppdatert på situasjonen. For ops’en skulle selvfølgelig få informasjon i etterkant av mobilsamtalen, men den som hadde avklart ting på mobilen skulle jo først bare bare… Og vips, så var det glemt… Og de sikkerhetsmessige problemstillingene ved bruk av mobil til samtaler med sikkerhetsgradert informasjon, skal vi ikke engang snakke om, for det er en helt annen sak.
Bruk av personlige mobiler er definitivt en utfordring i annen kriseledelse, som f.eks for kommunen, og spesielt for hendelser som går over tid.
Hvorfor bør du tenke på funksjonsmobiler med prioritetsabonnement?
Under ekstremværet Synne i 2015 var den kommunale kriseledelsen i Eigersund kommune operativ og bemannet 24/7 og vi hadde flere skift gjennom døgnet.
En erfaring vi gjorde da, var at bruk av personlige mobiltelefoner var en stor utfordring. Årsaken var at de som ringte, sendt tekstmeldinger og e-poster ikke visste/tenkte på om mottakeren var på vakt eller lå hjemme og sov. Tekstmeldinger og e-poster var svært ofte svar på tidligere oppringinger, meldinger eller til kjente mottakere. Dette kunne dermed ha ført til viktige og kritiske operative meldinger bli liggende til mottakeren sto opp/våknet og sjekket sin mobil. Det førte bl.a. til at nøkkelpersoner ikke fikk den hvile de skulle/burde hatt fordi de stadig ble vekket av telefoner, meldinger og e-poster. Det kunne fort bli uheldig om en viktig operativ melding ble liggende uten respons i 8 timer.
En annen problemstilling var at rådhuset ligger svært flomutsatt, og rådhuset ble derfor evakuert og kriseledelsen flyttet til et sikrere sted. En høyere vannstand ville ha ført til at strømmen på rådhuset forsvant – og dermed ville bl.a. kommunens e-postserver sluttet å fungere. Nå la ikt planer for å flytte alle kritiske servere, men alle ser problemet med manglende strøm og e-postkommunikasjon.
For å løse disse problemstillingene har Eigersund kommune valgt å ta i bruk funksjonsmobiler for kriseledelsen og ha prioritetsabonnementer på disse.
Hva er så funksjonsmobiler?
Vi har kjøpt inn egne beredskapsmobiler til hver enkelt hovedfunksjon i beredskapsledelsen. Disse følger funksjonen 24/7 og ikke personen 24/7. Dvs at når jeg går av vakt som sjef info, gir jeg mobiltelefonen videre til den som tar over denne funksjonen. Det samme gjelder for ordfører, rådmann m.fl.
Prinsippet er at alle telefoner (inn- og utgående), tekstmeldinger og epost skal gå til disse telefonene.
Dette kan høres tungvint ut, men det gir en rekke fordeler.
- Faste telefonnummer i planverket
Vi kan ha faste telefonnummer i vårt planverk og disse kan fordeles til våre samarbeidspartnere. Vi slipper dermed å ajourføre lister mm etter hvert som vi bytter nøkkelpersoner. - Respons fra funksjon og ikke person
Telefonsamtaler, tekstmeldinger og e-poster får alltid respons fra rett person, uavhengig av om nøkkelpersoner har sluttet, byttet jobb, er på ferie, jakt eller bare ikke er tilgjengelig. - Respons fra funksjon 24/7
Funksjonsmobiler gir respons fra kriseledelsefunksjonen 24/7. - Kritisk informasjon når frem til kriseledelsen
Ordningen sikrer at kritisk informasjon går til kriseledelsen og ikke til personer som ikke lengre er på vakt, sover mm. - Andre kan svare for deg på funksjonsmobilen
Når det er møter, TV-intervjuer, et lite fravær for å ordne «ditt og datt» etc, så er det ikke alltid like enkelt om man skulle gi fra seg sin personlige mobil for at andre skal svare på viktige operative telefoner, meldinger mm. Du vet jo aldri hvilke høyst private meldinger som kan komme inn… Og mobiler er etterhvert så proppfulle av personlig og sensitiv informasjon at det ikke er greit å gi fra seg mobilen med full tilgang, og for mange er det direkte i strid med interne bestemmelser. - Hvem er på vakt?
En liten bonus er at det ikke er tvil om hvem som er på vakt. Det er alltid den som har funksjonsmobilen som har «stafettpinnen».
Funksjonstelefonene vedlikeholdes jevnlig med oppdatering av operativsystem, app’er og lading. De oppbevares i en kasse der all lading gjøres ved å sette i en stikk-kontakt.
Telefonlisten er et ikon til en web-side som alltid er oppdatert. Eventuelle endringer kan dermed gjøres på et sted.
Hvilke beredskapsfunksjoner i en kommune være aktuelle for å ha slike funksjonstelefoner?
Dette vil selvfølgelig være avhengig av den lokale kriseledelsen og behovet den har. Dette er aktuelle beredskapsfunksjoner som bør vurderes i en kommune:
- Fung. ordfører
- Fung. rådmann
- Beredskapsleder/operasjonsrom (ops – celle)
- Fung. sjef økonomi (øk-celle
- Fung. sjef personal (p-celle
- Fung. sjef informasjon (info-celle)
- Fung. sjef helse og omsorg (HO-celle)
- Fung. sjef teknisk (TEK-celle)
- Fung. sjef kultur og oppvekst (KO-celle)
- Liaison
- Evak celle (stabselement som håndterer alt rundt evakuering)
- Evakuerings- og pårørendesenter (EPS).
Fung .brukes for å ha et klart skille til den ordinære funksjonen.
Når funksjonstelefoner er tatt i bruk, kan det kan være lurt å gjøre noen tiltak på de personlige e-post og mobiltelefonene. F.eks ha klar en tekst-autosvarmelding, autosvar på e-post og mobilsvarmelding med informasjon om «Gjelder det beredskap, ta kontakt på 000 00 000, e-post xxxx».
Har dere tatt i bruk ordningen med prioritetsabonnement for mobil, så blir det bare enda viktigere med funksjonsmobiler. Det hjelper lite om ordfører, rådmann og beredskapsleder har prioriterte mobilabonnementer om de er på ferie, reis eller ikke på vakt.
Beredskapsdomene for e-post
E-post fort bli en utfordring om strømmen forsvinner på rådhuset der alle serverne er plassert. For en kommune som har rådhuset, og inntil nylig også brannstasjonen på et av de mest flomutsatte områdene i kommunen, så er dette en spesielt aktuell problemstilling. Og ja, kommunen vår har sett problemstillingen og har nå komplette beredskapslokaliteter i et nytt bygg som hører til en skole. Det har selvfølgelig aggregat i kjelleren.
Av flere årsaker, ikke bare for å sikre at vi har e-postkommunikasjon i kriser, har Eigersund kommune tatt i bruk et eget beredskapsdomene, @okkaby.no. Her har alle beredskapsfunksjonene sin egen e-postadresse med fung.xxxx@okkaby.no. E-posten driftes av en sentral leverandør slik at vi vil ha e-post selv om vår egen e-postserver skulle ligge nede.
E-posten er selvfølgelig installert på den enkelte funksjonstelefon og prinsippet er at all beredskapskommunikasjon på e-post kun skal gå via beredskaps-e-postadressen for den enkelte funksjon. En fordel er at all inngående og utgående e-post blir liggende tilgjengelig for alle som har tilgang til e-postadressen. Dette er aktuelt for alle som har vakt i beredskapsfunksjonen, dvs de som deler døgnet i funksjonen, og annet stabspersonell.
Det er uproblematisk for andre å gå inn på e-postadresser som er knyttet til funksjon dersom det skulle være nødvendig. Det kan man gjøre uten å måtte forholde seg til personvern, innsynsbestemmelser mm som gjelder for personlige e-postadresser. Dette er regulert i egen forskrift. Du finner informasjon om regelverket på Datatilsynets nettside Innsyn i e-post og private filer.
E-postadressen kan selvsagt legges inn på ulike personlige mobiltelefon, nettbrett, pc og leses via nettet gjennom å logge seg på. Dermed er det mulig for andre å følge med på e-postkorrespondanse, f.eks via egen mobil. Om jeg har gått av vakt og av en eller annen grunn skulle svare på en e-post, uten å ha funksjonstelefonen, så vil e-postkorrespondansen være tilgjengelig for den som har funksjonstelefonen.
Ordningen sikrer bl.a lettere arkivering av all e-post i etterkant av en hendelse. Det kan jo være arkivverdige og journalpliktige e-post, som er viktig for dokumentasjon.
Prioritetsabonnement for mobil
For å sikre best mulig tilgjengelighet på funksjonsmobilene, har vi tatt i bruk prioritetsabonnementer.
Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom) har en ordning der du etter søknad kan få tildelt prioritetsabonnement. Denne ordningen gir deg prioritet ved høy belastning på nettet og sikrer tilgang på samtlige mobilnett slik at du ikke er avhengig av dekning på eget nett. Ordningen skal sikre brukere med ansvar for særlig samfunnsviktige oppgaver bedre fremkommelighet i mobilnettene.
Du finner informasjon om dette på nettsidene til NKOM om Prioritet i mobilnett.
Ordningen er regulert i en egen forskrift Forskrift om prioritet i mobilnett og du må søke NKOM om godkjenning for et antall prioritetsabonnement. Når du har fått godkjenningen, kan du tegne prioritetsabonnement hos din egem mobilleverandør.
Hvordan du søker, finner du informasjon om på NKOM’s nettside Hvordan bli godkjent for prioritetsabonnement.
Hvem kan få slike prioritetsabonnement?
Så er det neste spørsmålet, hvem kan få tildelt prioritetsabonnement? I hovedsak er det nasjonal, regional og lokal kriseledelse, samt operative beredskapsaktører. Dette innebærer f.eks at den lokal kommunale kriseledelse har hjemmel for å få tildelt prioritetsabonnement. NKOM har en egen Oversikt over virksomheter som kan få prioritet.
Det er begrenset med hvor mange prioritetsabonnementer du kan få tildelt da det er et begrenset antall på landsbasis. Jeg har sett et tall på ca. 10 000 prioritetsabonnement.