Programmer – Hobbitbloggen

Problemer med fletting av dato og tid fra Excel til Word

Jeg skulle lage et brev til 4-500 mottakere der jeg bl.a. skulle flette ulike opplysninger som navn, adresse, dato, tid mm. fra Excel til Word. I utgangspunktet en helt uproblematisk sak som jeg har gjort mange ganger før.

Og om du ikke har gjort det før, se artikkelen Utskriftsfletting med et Excel-regneark fra Microsoft. Det er et utrolig godt verktøy.

Mitt problemet kom da Excel-kolonnene med dato og klokkeslett fikk amerikansk visning i Word, selv om de i Excel ble vist med norsk format.

I Excel ble datoene vist som 30.11.2021 (dd.mm.yyyy) og klokkeslettene ble vist som 16:05 (hh:mm), mens de i Word ble vist som 11/30/2021 og 4:05:00 PM. Og når du skal sende brev til de over 80 år, er ikke det noen god løsning.

I Excel var de altså formattert helt rett (dd.mm.yyyy og hh:tt) og hadde rett språk (norsk overalt i Excel-arket, Word-dokumentet, i Windows, i Office mm). Allikevel ble de vist i Word med amerikansk format. Og ja, jeg prøvde også flere pc, ulike Windows-versjoner (10 og 11) og ulike Office-versjoner (2010 og 365). Prøvde også alle mulige språkendringer, nye Excel-ark, kopiering uten formattering, prøvde utviklermodus i Word etc etc. Alt like forgjeves.

En liten digresjon. For de som ikke vet det, er dette forklaringen på forkortelsene a.m. og p.m. ifølge SNL: «A.m. er en forkortelse for latin ante meridiem (før middag). Forkortelsen er vanlig iblant annet engelsk for å angi klokkeslett. 8 a.m. betyr kl 8 på morgenen, mens 8 p.m. betyr kl 20.» Så da vet du det, men det er en annen sak.

Problemet oppdaget jeg forresten ikke før jeg brukte «Forhånds resultater» i Word. Jeg hadde i utgangspunktet hatt mest fokus på at utforming av brevet, at flettekodene kom rett inn og at koblingene mellom Excel og Word fungerte. Resten, selve flettingen og utskriften, skulle jo være en enkel sak…

Omfattende søk på nettet viste at format-feilen ikke var en enkel sak, og at det var et kjent Word/Excel-problem i ulike Office-versjoner. Løsningen var heller ikke lett tilgjengelig.

Men en artikkel fra Knowledgegroup.no med Word tips og triks: Formatere flettefelt i Word, viste seg å være første ledd i løsningen.

Utgangspunktet var å lage ferdig Word-dokumentet, koble sammen Word-dokumentet og Excel-regnearket, sette inn de aktuelle flettefelt i Word-dokumentet. Og så ved samtidig å trykke Alt + F9, fikk jeg da opp feltkode-visning av flettefeltet i Word, og fikk det bort igjen ved å trykk Alt + F9 igjen.

Med tastetrykkene Alt + F9 viste flettefeltet «Dt_3_dose» seg nå som { MERGEFIELD Dt_3_dose }

Trikset var altså å endre på feltkoden ved å legge på formatteringskoder.

Og en nettartikkel fra Nortridge Software Company – Mail Merge Switches var andre del av løsningen, rent gull. Her var alle formatteringskodene jeg trengte – og noen til.

Tips

Når du endrer på feltkoden, må du huske å stå i flettefeltet og høyre-klikke, og så velge «Oppdater felt» for hver gang du endrer på formatteringen. Da får du se endringen du har gjort.

Dato-formatering

Flettefeltet med dato fikk en datoformatering i flettekoden som fikset problemet.

{ MERGEFIELD Dt_3_dose } fikk tillegget \@ «dddd d MMMM yyyy» slik at den ble slik: { MERGEFIELD Dt_3_dose \@ «dddd d MMMM yyyy» }

Etter å ha «Oppdatert felt», så datoen i Word slik ut: tirsdag 30 november 2021

Klokkeslett-formattering

Flettefeltet med klokkeslett fikk en tidsformatering i flettekoden som fikset det problemet.

{ MERGEFIELD Kl_3_dose } fikk tillegget \@ HH:mm slik at den ble slik: { MERGEFIELD Dt_3_dose \@ HH:mm }

Stor H gir 24-timers format: 23:00, mens liten h gir 12-timers format; 11:00

Store forbokstaver

Og mens jeg var i gang, oppdaget jeg at det i Excel-arket var navn og adresser som hadde litt ulik «praksis med stor bokstav». Årsaken var at folk hadde lagt inn opplysningene om seg selv via en nettløsning.

Da var løsningen å gi Feltnavnet/flettekoden et lite formatteringstillegg: /* CAPS

Switch Description

\* Caps Capitalizes the first letter of each word.

\* FirstCap Capitalizes the first letter of the first word.

\* Upper Capitalizes all letters.

\* Lower All letters are in lower case.

Feltnavnet/flettekodene i adressefeltet ble da slik:

{ MERGEFIELD Navn /*Caps }

{ MERGEFIELD Adresse /*Caps }

{ MERGEFIELD Postnummer /*Caps } { MERGEFIELD Poststed /*Caps }

Dette sørget for at alle feltene fikk store forbokstaver der det skulle være det. Folk er ofte litt hårsåre når det gjelder navet sitt, og det er jo uansett greit å ha alt rett og ordentlig når du sender ut brev.

Dette kunne selvfølgelig ha blitt gjort i Excel, men da ville endringene forsvinne ved neste oppdatering (uttrekk) av Excel-arket.

Tips

Vær nøye med alle tegn, mellomrom mm i flettekodene. Får du feilmeldinger eller ikke det resultatet du prøver å få til, er det mest sannsynlig her feilen ligger. Og da er det bare å prøve seg litt frem. Jeg brukte med hell litt «klipp og lim» for å få alt rett.

Sluttresultatet

Da gjensto det bare for sikkerhets skyld å lukket Word og åpnet dokumentet igjen. Og nå var 11/02/2021 nå blitt til tirsdag 02. november 2021 og 4:05:00 PM var blitt til 16:05. Å få på ukedagen, tirsdag, var jo en liten bonus.

Alle navn og adresser i adressefeltet hadde nå store forbokstavene.

Og da var det bare å flette med utskrift til Adobe Acrobat (pdf).

Å flette til en pdf-fil synes jeg er enklere da du får en eksakt utskriftsversjon på skjerm. Skal du jobbe i et dokument på flere hundre sider, er er det fort å få inn en linjeskift mm. som kan lage krøll. Oppdager du feil, bør dette rettes i Excel-arket med fletteopplysninger eller Word-dokumentet som er utgangspunktet for flettingen. Det er jo enkelt å flette på nytt.

Det er også enklere å ta en kort gjennomgang på skjerm for å kontrollere det enkelte brev, før brevet i dette tilfellet ble skrevet ut i papir. Husk – de skulle til 80-åringer…

Overgang til Windows 8

Ja ja, da er Windows 8 installert. Jeg valgte for en gangs skyld å ikke kjøre en ren installasjon, dvs installere alt på nytt. Dog noe skeptisk… Foreløpig har dettte vært en stor positiv overraskelse. Det gikk kjapt, enkelt og problemfritt.

Nå er jeg, som så mange andre, ikke spesielt glad i Windows 8 app'er, manglende startknapp mm. Men her er det jo hjelp å få og det er da rimelig enkelt og greit å ta noen tilpassninger av systemet.

Først har jeg knyttet pc'en til en lokal konto og ikke min Microsoft nettkonto. Det gjorde jeg via KontrollpanelAlle kontrollpanelelementerBrukerkontoer – Gjør endringer i kontoen min i PC-innstilinger. Her valgte jeg Bytt til en lokal konto. Da slipper jeg å ha et langt og kompliset passord på innloggingen av PC'en, noe jeg vil ha på min Microsoft-konto (Hotmail mm).

Deretter ryddet jeg jeg apper, dvs fjernet dem slik at mine standard Windows-programmer overtar jobben med å vise filene. Ved å høyrelikke på appene kan jeg velge å fjerne dem, noe som ble gjort for de fleste av dem.

Så er det på tide å få tilbake det klassiske Windows-looket. Noe som vil si å gå direkte til skrivebordet ved oppstart, få tilbake startknappen og starmeny mm. Akkurat det man er vant til i tidligere versjoner av Windows. Dette gjøres enkelt og gratis ved å installere gratisprogrammet Classic Shell. Du kan lese mer om dette programmet på DinSide. Fungerer helt topp. For å fintune Classic Shell gjensto det bare å høyreklikke på den nye startknappen – velge Innstillinger og velge Windows Vista/Windows 7.

Når du kjører apper i Windows 8 tar de hele vinduet, noe som er plagsomt og svært dårlig utnyttelse av plassen. For å fikse dette problemet er det bare å kjøpe ($4,99) Stardock programmet ModernMix som lar deg kjøre apper i egne vinduer. Les mer om dette programmet på DinSide.

Da er det på tide å lage backup. Dette finne i Windows 8 i Kontrollpanelet, litt gjemt, men det er der. Du finner funksjonern under KontrollpanelAlle kontrollpanelelementerFilgjenoppretting for Windows 7. Her er to ting som må gjøres. En er å lage en oppstartsdisk i tilfelle problemer. Velg Opprett en systemreparasjonsdisk. Sett inn en tom CD/DVD-plate og lag en systemdisk. Har du denne kan du starte opp PC'en via systemreparasjonsdisken og fikse eventuelle problemer. Det andre som må gjøres er å ta en sikkerhetskopi. Velg Opprett en systemavbildning. Følg anvisninger for å ta en sikkerhetskopi, fortrinnsvis til en ekstern disk (svært god investering…). Denne tar filer i biblioteker og personlige mapper for alle brukere og et systembilde. Dermed kan du gjenopprette PC'en om uhellet er ute.

Til slutt når sikkerhetskopi er tatt og alt fungerer, gjenstår det å rydee litt plass. Når du oppdaterer fra Windows 7 til Windows 8 legger Windows en mengde med filer i en egen katalog slik at du kan reversere hele prosessen. Hos meg er dette neste 21 GB i katalogen Windows.old. Hvordan du rydder plass kan du lese om i en artikkel på DinSide.

Helt probblemfritt gikk ikke alt, men det var ikke Windows 8 sin skyld. Jeg installerte et program som skulle se etter om jeg hadde alle drivere oppdatert. En driver er et lite styre-program for de enkelte delene av PC'en, du ser f.eks det når du setter inn en minnepinne i en PC. Da må den først installere driveren til minnepinnen. Nuvel, dette var en tabbe. Jeg valgte å oppdatere en driver til skjermkortet uten å sjekke godt nok i forkant, noe som var en stor tabbe. Ved restart gikk det dårlig, full stopp. Men her overrasket Windows 8. Etter at Windows 8 selv prøvde å reparere et par ganger, fikk jeg muligheten til å reparere ved å velge et gjennopprettingspunkt. Og vips var alt tilbake igjen. Puuhhh…

Så sålangt er Window 8, men noen tilpasninger, en positiv overraskelse.

Jeg har samlet noen Windows 8 lenker her.

Blogginnlegg direkte fra Word 2012

Nå som jeg har begynt å fuske litt med WordPress oppdager jeg jo stadig litt nye ting.

En ting er at det er mulig å skrive blogginnlegg direkte fra Word. Dette er mulig fra og med Word 2007 og WordPress 3.5.

I tidligere versjoner av WordPress (før 3.5) måtte man aktivere denne funksjonen i Innstillinger – Skriving i WordPress, men nå er det altså permanent aktivert. Dersom du av en eller annen grunn ønsker mulighet til å skru funksjonen av/på kan du installere en egen plugin fra WordPress. Den heter Control XML-RPC publishing.

Så hvordan publisere direkte fra Word 2012?

Først må du sette opp en blogg-konto i Word. Det er enkelt og det må du (naturlig nok) gjøre en gang på alle de maskinene du ønsker å bruke til å publisere fra Word. Når det er gjort kan du publisere direkte.

Sett opp en blogg-konto i Word.
1. Gå til Fil – Lagre send – Publiser som blogginnlegg
2. Skriv inn URL-adressen til bloggen din: http://din-blogg-adresse/xmlrpc.php
3. Skriv inn ditt brukernavn og passord til din blogg i WordPress.
4. Velg OK.
For å lage et blogginnlegg: Gå til Fil – Lagre send – Publiser som blogginnlegg. Du får nå et nytt dokument i Word.
Merk at du automatisk har fått opp et Blogg-tillegg på verktøybåndet. Du får du opp ikonene:
1. Publiser. Her kan du velge å publisere direkte eller som kladd.
2. Startside. Du kommer direkte til bloggen din.
3. Sett inn kategori. Her får du opp dine ulike kategorier fra bloggen eller du kan skrive en helt ny kategori.
4. Åpne eksisterende. Her kan du redigere alle tidligere innlegg som finnes på bloggen din.
5. Håndtere kontoer. Legg inn flere kontoer, sett standard konto, endre på opplysninger mm.
Skriv inn tittelen på "Skriv inn innleggstittel her", velg kategori og skriv inn teksten din og velg Publiser.

Du "mister" jo en del muligheter som tagging mm, men det er jo unektelig kjapt og enkelt. Dette innlegget er for øvrig skrevet i Word.

Så hvorfor bruke denne muligheten? Tja, kanskje litt enklere å skrive i fred og ro lokalt på din pc. De av oss som har vært ute og reist med analog, sporadisk eller ingen tilgang til internett ser nok nytten… 🙂

For de som lurer på hva analog netttilgang er så skal jeg forklare det. Det er det telefonsystemen vi hadde i gamle dager – og som er eneste alternativ mange steder ute i verden. Det finnes ennå i Norge – i allefall ut 2017.

Dette var den gang vi måtte bruke modem som vi koblet opp i telefonlinjen, og mens det koblet seg opp på nett kom med masse rare lyder. En musikkfil eller et bilde på 5 MB ville i beste fall ta 12-15 minutter å laste ned, mens det går unna på sekunder på min bredbåndslinje fra Altibox/Lyse.

Da jeg var valgobservatør i Hebron hadde vi tidvis kun en analog telefonlinje på 28k – som er lite og i tillegg hadde vi dårlig kvalitet på telefonlinjen. Hovedkvarteret hadde jo ikke dette og sendte oss en epost som var i overkant av 1 (!) MB og som vi brukte timer og x-antall forsøk (!!!) på å laste ned, for bare å oppdage at det var en brosjyre %¤##. Ja ja, verden har gått fremover – i allefall i vår del av verden.