{"id":5053,"date":"2021-11-02T23:11:22","date_gmt":"2021-11-02T21:11:22","guid":{"rendered":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/?p=5053"},"modified":"2021-11-02T23:20:30","modified_gmt":"2021-11-02T21:20:30","slug":"problemer-med-fletting-av-dato-og-tid-fra-excel-til-word","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/problemer-med-fletting-av-dato-og-tid-fra-excel-til-word\/","title":{"rendered":"Problemer med fletting av dato og tid fra Excel til Word"},"content":{"rendered":"\n
\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Jeg skulle lage et brev til 4-500 mottakere der jeg bl.a. skulle flette ulike opplysninger som navn, adresse, dato, tid mm. fra Excel til Word. I utgangspunktet en helt uproblematisk sak som jeg har gjort mange ganger f\u00f8r.<\/p>\n\n\n\n

Og om du ikke har gjort det f\u00f8r, se artikkelen Utskriftsfletting med et Excel-regneark fra Microsoft.<\/a> Det er et utrolig godt verkt\u00f8y.<\/p>\n\n\n\n

Mitt problemet kom da Excel-kolonnene med dato og klokkeslett fikk amerikansk visning i Word, selv om de i Excel ble vist med norsk format.<\/p>\n\n\n\n

I Excel ble datoene vist som 30.11.2021 (dd.mm.yyyy) og klokkeslettene ble vist som 16:05 (hh:mm), mens de i Word ble vist som 11\/30\/2021 og 4:05:00 PM. Og n\u00e5r du skal sende brev til de over 80 \u00e5r, er ikke det noen god l\u00f8sning.<\/p>\n\n\n\n

I Excel var de alts\u00e5 formattert helt rett (dd.mm.yyyy og hh:tt) og hadde rett spr\u00e5k (norsk overalt i Excel-arket, Word-dokumentet, i Windows, i Office mm). Allikevel ble de vist i Word med amerikansk format. Og ja, jeg pr\u00f8vde ogs\u00e5 flere pc, ulike Windows-versjoner (10 og 11) og ulike Office-versjoner (2010 og 365). Pr\u00f8vde ogs\u00e5 alle mulige spr\u00e5kendringer, nye Excel-ark, kopiering uten formattering, pr\u00f8vde utviklermodus i Word etc etc. Alt like forgjeves.<\/p>\n\n\n\n

En liten digresjon. For de som ikke vet det, er dette forklaringen p\u00e5 forkortelsene a.m. og p.m. if\u00f8lge SNL<\/a>: «A.m. er en forkortelse for latin ante meridiem (f\u00f8r middag). Forkortelsen er vanlig iblant annet engelsk for \u00e5 angi klokkeslett. 8 a.m. betyr kl 8 p\u00e5 morgenen, mens 8 p.m. betyr kl 20.»<\/em> S\u00e5 da vet du det, men det er en annen sak.<\/p>\n\n\n\n

Problemet oppdaget jeg forresten ikke f\u00f8r jeg brukte «Forh\u00e5nds resultater» i Word. Jeg hadde i utgangspunktet hatt mest fokus p\u00e5 at utforming av brevet, at flettekodene kom rett inn og at koblingene mellom Excel og Word fungerte. Resten, selve flettingen og utskriften, skulle jo v\u00e6re en enkel sak…<\/p>\n\n\n\n

Omfattende s\u00f8k p\u00e5 nettet viste at format-feilen ikke var en enkel sak, og at det var et kjent Word\/Excel-problem i ulike Office-versjoner. L\u00f8sningen var heller ikke lett tilgjengelig. <\/p>\n\n\n\n

Men en artikkel fra Knowledgegroup.no med Word tips og triks: Formatere flettefelt i Word<\/a>, viste seg \u00e5 v\u00e6re f\u00f8rste ledd i l\u00f8sningen.<\/p>\n\n\n\n

Utgangspunktet var \u00e5 lage ferdig Word-dokumentet, koble sammen Word-dokumentet og Excel-regnearket, sette inn de aktuelle flettefelt i Word-dokumentet. Og s\u00e5 ved samtidig \u00e5 trykke Alt + F9<\/span><\/strong>, fikk jeg da opp feltkode-visning av flettefeltet i Word, og fikk det bort igjen ved \u00e5 trykk Alt + F9<\/span><\/strong> igjen. <\/p>\n\n\n\n

Med tastetrykkene Alt + F9<\/strong> <\/span>viste flettefeltet \u00abDt_3_dose\u00bb<\/strong> seg n\u00e5 som { MERGEFIELD Dt_3_dose }<\/strong><\/span><\/p>\n\n\n\n

Trikset var alts\u00e5 \u00e5 endre p\u00e5 feltkoden ved \u00e5 legge p\u00e5 formatteringskoder.<\/p>\n\n\n\n

Og en nettartikkel fra Nortridge Software Company \u2013 Mail Merge Switches<\/a> var andre del av l\u00f8sningen, rent gull. Her var alle formatteringskodene jeg trengte \u2013 og noen til.<\/p>\n\n\n\n

Tips<\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n

N\u00e5r du endrer p\u00e5 feltkoden, m\u00e5 du huske \u00e5 st\u00e5 i flettefeltet og h\u00f8yre-klikke, og s\u00e5 velge «Oppdater felt» for hver gang du endrer p\u00e5 formatteringen. Da f\u00e5r du se endringen du har gjort. <\/p>\n\n\n\n

Dato-formatering<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Flettefeltet med dato fikk en datoformatering i flettekoden som fikset problemet.<\/p>\n\n\n\n

{ MERGEFIELD Dt_3_dose } fikk tillegget  \\@ «dddd d MMMM yyyy»<\/strong>  slik at den ble slik: { MERGEFIELD Dt_3_dose \\@ «dddd d MMMM yyyy» }<\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Etter \u00e5 ha «Oppdatert felt», s\u00e5 datoen i Word slik ut: tirsdag 30 november 2021<\/p>\n\n\n\n

Klokkeslett-formattering<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Flettefeltet med klokkeslett fikk en tidsformatering i flettekoden som fikset det problemet. <\/p>\n\n\n\n

{ MERGEFIELD Kl_3_dose } fikk tillegget  \\@ HH:mm<\/strong>  slik at den ble slik: { MERGEFIELD Dt_3_dose \\@ HH:mm }<\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Stor H gir 24-timers format: 23:00, mens liten h gir 12-timers format; 11:00<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Store forbokstaver<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Og mens jeg var i gang, oppdaget jeg at det i Excel-arket var navn og adresser som hadde litt ulik «praksis med stor bokstav». \u00c5rsaken var at folk hadde lagt inn opplysningene om seg selv via en nettl\u00f8sning.<\/p>\n\n\n\n

Da var l\u00f8sningen \u00e5 gi Feltnavnet\/flettekoden et lite formatteringstillegg: \/* CAPS<\/p>\n\n\n\n

Switch  Description<\/em><\/p>\n\n\n\n

\n

\\* Caps Capitalizes the first letter of each word.<\/p>\n\n\n\n

\\* FirstCap          Capitalizes the first letter of the first word.<\/p>\n\n\n\n

\\* Upper             Capitalizes all letters.<\/p>\n\n\n\n

\\* Lower             All letters are in lower case.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Feltnavnet\/flettekodene i adressefeltet ble da slik:<\/p>\n\n\n\n

{ MERGEFIELD Navn \/*Caps }<\/strong><\/span><\/p>\n\n\n\n

{ MERGEFIELD Adresse \/*Caps }<\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n

{ MERGEFIELD Postnummer \/*Caps } { MERGEFIELD Poststed \/*Caps }<\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Dette s\u00f8rget for at alle feltene fikk store forbokstaver der det skulle v\u00e6re det. Folk er ofte litt h\u00e5rs\u00e5re n\u00e5r det gjelder navet sitt, og det er jo uansett greit \u00e5 ha alt rett og ordentlig n\u00e5r du sender ut brev.<\/p>\n\n\n\n

Dette kunne selvf\u00f8lgelig ha blitt gjort i Excel, men da ville endringene forsvinne ved neste oppdatering (uttrekk) av Excel-arket.<\/p>\n\n\n\n

Tips<\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n

V\u00e6r n\u00f8ye med alle tegn, mellomrom mm i flettekodene. F\u00e5r du feilmeldinger eller ikke det resultatet du pr\u00f8ver \u00e5 f\u00e5 til, er det mest sannsynlig her feilen ligger. Og da er det bare \u00e5 pr\u00f8ve seg litt frem. Jeg brukte med hell litt «klipp og lim» for \u00e5 f\u00e5 alt rett.<\/p>\n\n\n\n

Sluttresultatet<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Da gjensto det bare for sikkerhets skyld \u00e5 lukket Word og \u00e5pnet dokumentet igjen. Og n\u00e5 var 11\/02\/2021<\/strong> n\u00e5 blitt til tirsdag 02. november 2021<\/strong> og 4:05:00 PM<\/strong> var blitt til 16:05<\/strong>. \u00c5 f\u00e5 p\u00e5 ukedagen, tirsdag, var jo en liten bonus.<\/p>\n\n\n\n

Alle navn og adresser i adressefeltet hadde n\u00e5 store forbokstavene. <\/p>\n\n\n\n

Og da var det bare \u00e5 flette med utskrift til Adobe Acrobat (pdf). <\/p>\n\n\n\n

\u00c5 flette til en pdf-fil synes jeg er enklere da du f\u00e5r en eksakt utskriftsversjon p\u00e5 skjerm. Skal du jobbe i et dokument p\u00e5 flere hundre sider, er er det fort \u00e5 f\u00e5 inn en linjeskift mm. som kan lage kr\u00f8ll. Oppdager du feil, b\u00f8r dette rettes i Excel-arket med fletteopplysninger eller Word-dokumentet som er utgangspunktet for flettingen. Det er jo enkelt \u00e5 flette p\u00e5 nytt. <\/p>\n\n\n\n

Det er ogs\u00e5 enklere \u00e5 ta en kort gjennomgang p\u00e5 skjerm for \u00e5 kontrollere det enkelte brev, f\u00f8r brevet i dette tilfellet ble skrevet ut i papir. Husk – de skulle til 80-\u00e5ringer…<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Jeg skulle lage et brev til 4-500 mottakere der jeg bl.a. skulle flette ulike opplysninger som navn, adresse, dato, tid mm. fra Excel til Word. I utgangspunktet en helt uproblematisk sak som jeg har gjort mange ganger f\u00f8r. Og om du ikke har gjort det f\u00f8r, se artikkelen Utskriftsfletting med et Excel-regneark fra Microsoft. Det … Fortsett \u00e5 lese \u00abProblemer med fletting av dato og tid fra Excel til Word\u00bb<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"ngg_post_thumbnail":0,"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":""},"categories":[11],"tags":[53,337,338,186],"class_list":["post-5053","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-programmer","tag-excel","tag-fletting","tag-formatfeil","tag-word"],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p3mINY-1jv","jetpack_likes_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5053","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5053"}],"version-history":[{"count":11,"href":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5053\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5068,"href":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5053\/revisions\/5068"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5053"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5053"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/hobbiten.net\/blogg\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5053"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}